Mniej konfliktów, mniej problemów, niższa rotacja pracowników, to tylko niektóre z pozytywnych efektów korzystania z pewnego bagatelizowanego liderskiego przywileju. Co ciekawe, według moich obserwacji ze szkoleń, zaledwie 1 na 10 liderów korzysta z niego w odpowiedni sposób. Na pytanie, czym jest ta niedoceniana, ale tak ważna czynność, odpowie wam stary chemiczny żart: „Potrzebne są zasady, żeby nie było kwasów”.
Tak, to właśnie ustalanie i przekazywanie zasad współpracy są tym świętym Graalem w pracy lidera!
W tym filmie dowiesz się:
- jak mądrze się do nich przygotować,
- w jakich sytuacjach są one ogromnie przydatne
- i co krok po kroku robić, aby już jutro móc je wdrożyć w swoim zespole.
Zapraszam do oglądania kolejnego odcinka Firmy z głową!
Możesz obejrzeć go na Youtube klikając w miniaturę (film na napisy), odsłuchać jako podcast lub przeczytać w formie tekstowej poniżej.
Wyobraźcie sobie, że firma to rodzaj gry. Mamy określone role, określone odpowiedzialności i zadania, a każdy nasz ruch może powodować zdobycie lub utratę punktów. W większości przypadków zaczynając jakąkolwiek grę sprawdzamy jakie obowiązują w niej zasady. Z dwóch powodów: żeby móc przyłączyć się do gry i żeby wygrać!
Jako wygraną w firmie możemy potraktować, zrealizowanie planu, premię, awans, ale też spokój, dobrą atmosferę, satysfakcję itd. Jednocześnie gra powoduje emocje, czasem ktoś zrobi faul i narazi drużynę na stratę.
Pomyślcie, czy lubicie grać z kimś kto fauluje non stop?
No właśnie.
Dlatego myśląc o własnym zespole i panujących w nim zasadach, warto zwrócić uwagę na to, żeby były one akceptowalne dla wszystkich pracowników – graczy, żeby były sprawiedliwe oraz żeby faule były konsekwentnie eliminowane.
Tak jak w grze zasady są przydatne w wielu sytuacjach:
Po pierwsze, na początku współpracy, czyli w sytuacji kiedy zostajemy liderem, liderką, żeby ludzie wiedzieli, a nie domyślali się co jest ważne dla ich lidera/liderki.
Po drugie, kiedy pojawia się zachowanie, które chcemy wyeliminować albo wzmocnić. Tak, zasady dają też instrukcję, co robić, żeby zyskać extra punkty, a w jakich sytuacjach są one odejmowane.
Po trzecie, kiedy do zespołu dołącza nowy pracownik, bo to świetna okazja, żeby przypomnieć o zasadach.
Po czwarte, kiedy dzieje się coś, czego nie było i potrzebna jest nowa zasada – to pozwoli reagować przy kolejnej takiej sytuacji odwołując się do ustalonej zasady.
I po piąte, w sytuacji, w której tych zasad wcześniej nigdy nie ustaliłeś/ustaliłaś.
W przypadku gry za przestrzeganie zasad odpowiada każdy z graczy, bo jeśli tego nie robi, to może przegrać. Choć są gry w których jest Mistrz Gry, Sędzia lub inna rola, z którą związana jest ta odpowiedzialność.
Idealnie byłoby, gdyby w Twoim przypadku każdy z członków zespołu przestrzegał i pilnował przestrzegania zasad współpracy, żebyś nie musiał/musiała wchodzić w rolę Strażnika lub Sędziego. Taka sytuacja jest idealna ponieważ z jednej strony odciąża lidera, a z drugiej strony pokazuje, że wszyscy akceptują przestrzeganie zasad i wzajemnie tego pilnują.
Przykładem takiej sytuacji jest np. dotrzymywanie terminów. Jeżeli Adam umówił się z Markiem, że dostarczy mu coś na piątek, a w piątek tego nie ma, to rozmowa odbywa się między nimi, a lider nie musiał wcale interweniować. Sytuacja została wyjaśniona i Adam zobowiązał się, że to się już nie powtórzy. Koniec.
Żeby jednak do takiego stanu doprowadzić, to ktoś musi określić zasady i wykonać pierwszy ruch.
Czy tego chcemy czy nie odpowiedzialnym za to jest lider.
I tak, wiem, że bycie Strażnikiem lub Sędzią, to mało fajny aspekt roli liderskiej, a jednocześnie konieczny. Trudność polega na tym, że czasem zmuszeni jesteśmy wyciągnąć żółtą albo czerwoną kartkę i ktoś będzie niezadowolony. A my co do zasady lubimy mieć dobre relacje z ludźmi.
Kiedy na szkoleniach rozmawiam z uczestnikami o wadze reguł, zasad współpracy z zespołem, to okazuje się, że niewielu z nich świadomie ustala takie zasady i komunikuje je swoim pracownikom.
Czy to znaczy, że w tych zespołach nie ma zasad?
Bywa różnie, choć zwykle okazuje się, że zasady są, tylko nie takie jakby życzył sobie tego lider, liderka, a dodatkowo, bywa tak, że każdy rozumie je po swojemu.
W skrajnych przypadkach główną zasadą postępowania jest… brak zasad.
Co w takim razie zrobić, żeby było inaczej?
Na początku odpowiedz sobie na pytanie:
Jak chcesz żeby było? W jaką grę chcesz grać?
Zanim ogłosisz zasady gry potrzebujesz dobrze przemyśleć, ustalić i zapisać jakie reguły mają panować w Twoim zespole.
Tworząc reguły współpracy pamiętaj, że mogą mieć one charakter formalny lub nieformalny.
Duża część reguł współpracy zapisana jest w umowie o pracę, w regulaminie pracy i w różnych innych firmowych dokumentach. np. zasady BHP są w regulaminie BHP. To zasady formalne.
Jednak z liderskiego punktu widzenia niemniej ważne są zasady nieformalne. Czyli np. jak będziesz reagować na to, że Kowalski trzeci raz w tygodniu się spóźnił, a Nowak nakrzyczał na praktykanta… i z drugiej strony – jakie zachowania będziesz doceniać, chwalić, premiować.
Niektóre z zasad, np. dotyczące czasu pracy, mogą mieć zarówno charakter formalny, poprzez zapisy w umowie o pracę i nieformalny, przez określenie jak lider rozumie punktualność i dowożenie zadań na czas.
To co jest niezwykle ważne w ustalaniu zasad, to myślenie w kategoriach zachowań pracowników, bo celem ustalenia zasad jest eliminacja zachowań niechcianych i wzmacnianie zachowań pożądanych, budujących nasz zespół.
Większość z ludzkich zachowań można nanieść na wykres z krzywą Gaussa. Co to jest krzywa Gaussa? Jest to rozkład prawdopodobieństwa w statystyce, który opisuje wartości skupione wokół średniej.
Błagam matematyków i statystyków o wybaczenie, w uproszczeniu to tak rozumiem.
Dla przykładu, jeśli weźmiemy średni wzrost mężczyzny w Polsce, który wynosi 180cm to około 34% mężczyzn jest nieco poniżej tej średniej, a kolejne 34% nieco powyżej.
Mężczyźni bardzo wysocy i bardzo niscy, to analogicznie po około 14%, a skrajnie niscy i skrajnie wysocy, to pozostałe około 4% populacji.
Podobnie jest z ludzkimi zachowaniami. Większość mieści się gdzieś wokół średniej. Część jest wyraźnie pozytywna, część wyraźnie negatywna, a tylko nieliczne zachowania kwalifikują do tytułu pracownika roku lub do natychmiastowego zwolnienia. Tak, wiem… bywa różnie, w różnych firmach i różnych branżach.
Takie myślenie o ludziach, przez pryzmat tego, że mają różne zachowania, pozwala ustalić co jest naszym standardem we współpracy, co jest niedopuszczalne, a na czym nam bardzo zależy.
Super istotne jest określenie wyraźnej granicy pomiędzy standardem, a zachowaniami nieakceptowalnymi. Przekroczenie tej granicy będzie dawało wyraźny sygnał, że niezbędna jest reakcja liderska i to ta korygująca. Będzie to dla Ciebie tzw. granica akceptacji.
W drugą stronę możemy określić granicę preferencji, której przekroczenie będzie dawało sygnał, że powinniśmy pracownika wyraźnie docenić.
Kiedy rozdzielimy te trzy obszary, to możemy pomyśleć o pracowniku nie w sposób zero jedynkowy, czyli zły-dobry, ale że ma zachowania standardowe, poniżej standardu i powyżej standardu oraz zachowania skrajne.
W pracy, takim skrajnym zachowaniem może być np. kradzież, która dyskwalifikuje i pozbawia pracownika pracy. Po przeciwnej stronie skrajnie pozytywnym zachowaniem, może być pomoc koledze w bardzo trudnej dla niego sytuacji, kosztem własnego czasu wolnego.
Ktoś może powiedzieć, że to banalne przykłady, jednak cała zabawa polega na tym, że liderzy/liderki, ludzie mają po prostu inne zestawy zachowań, które uznają za pozytywne, negatywne i standardowe.
Ktoś nie trawi donosicielstwa, ktoś inny je docenia… Jedna osoba ceni punktualność, dla innej nie ma ona znaczenia. Itd.
Potrzebujesz zapisać sobie jakie zachowania we współpracy szczególnie Cię irytują i których nie będziesz tolerować, jakie są dla Ciebie standardem, a jakie szczególnie doceniasz.
Przykład:
nie będę tolerował kłamstw i ukrywania błędów,
będę doceniał pomoc i wsparcie dla innych członków zespołu.
Pomocne może być tutaj przyjrzenie się swoim emocjom. Wszędzie tam gdzie we współpracy z ludźmi się wkurzasz i złościsz kryje się prawdopodobnie jakaś ważna zasada, którą ktoś narusza i przekracza granicę Twojej akceptacji. Tam, gdzie się uśmiechasz, kryje się prawdopodobnie zachowanie ponadstandardowe.
Kiedy przygotujesz sobie zestaw 3- 5 zasad, w każdym z trzech obszarów – poniżej standardu, standard i powyżej standardu, to pora przekazać te zasady swoim ludziom.
Ale jak to zrobić? Wydrukować na kartce i powiesić na ścianie?
Można i tak choć rekomendowałbym zacząć od rozmowy z pracownikami.
Masz do dyspozycji co najmniej dwie opcje jak taką rozmowę poprowadzić: możesz po prostu przekazać ludziom zasady w formie tzw. expose lub zaprosić do wspólnego ustalenia reguł współpracy, czyli do tzw. kontraktowania.
Ta pierwsza pasuje bardziej do zespołów, w których szef jest jednak bardziej w roli sędziego i strażnika, a ta druga do zespołów, w których współpraca opiera się bardziej na partnerstwie.
Załóżmy, że chcesz przeprowadzić expose, czyli przekazać ludziom swoje oczekiwania i ważne zasady.
Jak powinna przebiegać taka rozmowa?
Swoje Expose podziel na cztery części:
- Wstęp
- Przedstawienie zachowań nieakceptowalnych.
- Przedstawienia zachowań pożądanych.
- Zakończenie.
Pierwsza część – wstęp, zasługuje na szczególną uwagę. Wielu ludzi słysząc, że chcesz ustalić zasady współpracy pomyśli o tym raczej negatywnie.
Pracownik: Co ten Rafał znowu wymyśla? 5 lat tu pracuje, a ten z jakimiś zasadami nowymi wyjeżdza!
Pracownicy mogą założyć, że chcesz wprowadzić nowe ograniczenia, kary i pokazać kto tu rządzi. Dlatego we wstępie warto podkreślić, że twoją intencją jest dobra współpraca. Możesz powiedzieć coś w rodzaju:
SZEF: Słuchajcie, spotkaliśmy się, bo zaczynam współpracę z Wami i bardzo zależy mi na tym, żeby przebiegała ona w dobrej atmosferze. Wiem, że lepiej się pracuje kiedy wzajemnie znamy swoje oczekiwania, wiemy co jest ok, a co jest nie ok. Dlatego powiem Wam o trzech super ważnych dla mnie rzeczach, których w naszej współpracy nie chcę, które będę eliminował. Powiem też o trzech, które bardzo cenię i na których we współpracy z ludźmi mi zależy, a na koniec poproszę Was o Waszą perspektywę. Żebyście powiedzieli co dla Was jest ważne. Ok?
Następnie, w drugiej części, przedstaw zachowania, których nie chcesz w zespole:
SZEF: Po pierwsze, nie chcę, żebyśmy w naszej współpracy okazywali sobie brak szacunku. Nie będę tolerował ataków personalnych, kłótni typu “on jest głupi” i wszelkich zachowań, których celem jest dopieczenie komuś. To bardzo ważne, bo wzajemny szacunek buduje atmosferę zaufania, a wszelkie problemy, które we współpracy z pewnością się pojawią łatwiej rozwiązywać właśnie w takiej atmosferze. Wzajemnego szacunku i zaufania.
Po drugie… Po trzecie… To tylko przykład. Pamiętaj żeby tutaj powiedzieć o kwestiach szczególnie ważnych dla Ciebie, które naruszają Twoją granicę akceptacji.
A następnie przejdź do trzeciej części, czyli zachowań, które będziesz szczególnie doceniać:
SZEF: Z drugiej strony bardzo mi zależy na Waszych inicjatywach i pomysłach. Będę bardzo doceniał jeśli będziecie nazywać istniejące problemy i proponować rozwiązania oraz usprawnienia. Czy to procesów, czy produktów i usług. Zależy mi na Waszej proaktywności. Bo ona buduje naszą przewagę konkurencyjną.
Po drugie… Po trzecie… Istotne jest, żebyś wskazał/wskazała zachowania, które naprawdę wykraczają poza standard. Posługuj się konkretami i przykładami.
A na koniec upewnij się, że ludzie zrozumieli Twoje zasady oraz zaproś do ewentualnej dyskusji.
SZEF: Co Wy na to? Jak Wy rozumiecie te zasady? Co jest jasne, niejasne? Na co wy chcielibyście się ze mną umówić.
Tego typu rozmowa jest wstępem do procesu kalibracji wzajemnej współpracy. Nawet najlepiej poprowadzona zawsze zostawi jakiś element interpretacji, niedopowiedzenia lub niezrozumienia. W kolejnych dniach, tygodniach będziecie wzajemnie uczyć się siebie i swoich oczekiwań. Zachęcam Cię, żeby zasady były spisane, jawne. Żebyście o nich dyskutowali jeśli pojawi się taka konieczność. Bo dyskusja i doprecyzowywanie zasad współpracy także pokazuje wzajemny szacunek.
Pamiętaj, że znacznie ważniejsze od słów, będą Twoje czyny i to Ty będziesz pierwszą osobą, która będzie oceniana pod kątem przestrzegania zasad.
Czyli wiesz już jak ustalić ważne dla Ciebie zasady, wiesz jak je zakomunikować zespołowi, teraz pora na działanie. A jeśli masz z ustalaniem zasad jakieś doświadczenia czy problemy, którymi chciałbyś się podzielić, to napisz do mnie na rafal@ignasiak.pl
I nie zapomnij zasubskrybować naszego kanału!
Rafał
