Trudna decyzja

Sytuacja, w której musimy zwolnić pracownika budzi duże emocje zarówno po stronie szefa, jak i zwalnianego pracownika oraz zespołu.

Być może jako menedżer czujesz wtedy niepokój, zastanawiasz się, czy podjęta decyzja jest dobra, jakie będą jej konsekwencje oraz jak to wpłynie na relacje z pozostałymi członkami zespołu?

W związku z tym, że od takiej decyzji raczej nie ma odwrotu, to warto się solidnie do niej przygotować, żeby nie powielić tego co zrobił Elon Musk w Twitterze.

Jeśli zwolnisz połowę ludzi, a później zdasz sobie sprawę, że część zwolnionych jest niezbędna do funkcjonowania Twojego biznesu, to postrzeganie firmy przez pracowników i klientów szybko się nie poprawi.

O co w takim razie zadbać?

Po pierwsze, upewnij się, że wiesz, co jest rzeczywistym powodem zwolnienia pracownika. Innymi słowy odpowiedz sobie na pytanie:

Co pracownik robi albo czego nie robi, a co jest powodem jego zwolnienia?

Zastanów się, dlaczego to jest takie ważne dla firmy i dla Ciebie osobiście, że chcesz wyciągnąć tę najdalej idącą konsekwencję?

Np. jeśli handlowiec nie wykonuje określonej liczby kontaktów z klientami, pomimo jasnego określenia oczekiwań – naraża Cię to na odpowiedzialność za brak realizacji wyników.

Lub jeśli pracownik pali papierosy na terenie zakładu, pomimo kategorycznego zakazu palenia – naraża Cię to na odpowiedzialność przed zarządem za niedopilnowanie przestrzegania zasad BHP.

Bardzo polecam, żeby zapisać to sobie w takiej formie, bo przyda to się podczas rozmowy.

Jeśli jesteś zmuszony zwolnić pracownika z przyczyn ekonomicznych lub zmian organizacyjnych, to nie pozostaje Ci nic innego jak przekazać tę decyzję z szacunkiem i zadbać o godne warunki rozwiązania umowy.

Po drugie, jeśli przyczyna zwolnienia leży po stronie pracownika, upewnij się, że spróbowałeś rozwiązać problem w inny sposób.

Jeśli pracownik narusza zasady, które ustaliłeś, to zastanów się czy odpowiednio mu je przekazałeś, ponieważ może być ich nieświadomy.

Nie możemy również oczekiwać, że pracownik zmieni swoje zachowanie, jeśli nie poinformujemy go o tym, że jest to coś, czego nie akceptujemy.

W tym miejscu warto skorzystać z modelu informacji zwrotnej FUKO, który szczegółowo opisany jest w innym filmie na naszym kanale.

Jeśli udzielenie feedbacku nie skutkuje poprawą zachowania pracownika, to następnym krokiem jest rozmowa o problemie.

Na tym etapie próbujemy wyjaśnić, co jest powodem niestosowania się do ustalonej zasady oraz zapowiadamy konsekwencje dalszego jej łamania.

Chodzi po prostu o to, żeby móc spojrzeć w lustro i powiedzieć sobie “Zrobiłem wszystko, żeby ze mną pracował, ale on nie chce. To tak naprawdę jego decyzja, że kończymy współpracę.”

Jeśli pojawią się wątpliwości czy wykorzystałeś wszystkie te możliwości, to możesz wstrzymać się z decyzją i podjąć jedną z wymienionych interwencji jeszcze raz.

Nieoczywisty wybór

Może zdarzyć się też tak, że będziesz ważyć dwa różne aspekty współpracy.

Np. będziesz rozważać zwolnienie dobrego merytorycznie fachowca, a jednocześnie toksycznego człowieka.

Co zrobić z takim wyborem?

Nikt nie odpowie za Ciebie na to pytanie.

Zostawienie go ma swoje konsekwencje, zwolnienie też, więc musisz zważyć wszystkie argumenty za i przeciw.

Jeśli nie masz wątpliwości, że zwolnienie pracownika to jedyny słuszny wybór, to możesz przejść do przygotowania się do przekazania swojej decyzji.

Rozmowa zwalniająca

Sama rozmowa zwalniająca powinna składać się z kilku kroków:

1. Po pierwsze, nazwij swoje emocje i przedstaw intencje. Możesz powiedzieć coś w rodzaju:

“Jurek, zaprosiłem Cię na to spotkanie, ponieważ mam do przekazania Tobie decyzję. Decyzję, która raczej Ci się nie spodoba. Jednocześnie bardzo mi zależy na tym, żebyś mnie wysłuchał i żebyśmy porozmawiali spokojnie.”

2. Po drugie, przekaż decyzję o zwolnieniu i uzasadnij ją:

*“Podjąłem decyzję o zakończeniu współpracy z Tobą, ponieważ straciłem do Ciebie zaufanie jako do pracownika. Straciłem je ponieważ, nie słuchasz moich poleceń i podważasz mój autorytet przed całym zespołem. Zwracałem Ci na to wielokrotnie uwagę, ale nie przyniosło to oczekiwanej poprawy Długo o tym myślałem. Zakończenie współpracy jest dla mnie najlepszym rozwiązaniem, chroniącym moje ważne potrzeby oraz potrzeby organizacji.”

Po takim stwierdzeniu mogą pojawić się różne reakcje, najczęściej zaskoczonego decyzją, pracownika. Próba dyskusji, obietnice poprawy itd.*

3. Dlatego po trzecie, obroń decyzję:

“Jurek, spodziewałem się, że moja decyzja wywoła taką reakcję. Jednocześnie jej nie zmienię, ponieważ rozmawialiśmy już o tym, dałem Ci już szansę, deklarowałeś poprawę, a nie zmieniłeś swojego zachowania, wpływa to destrukcyjnie na cały zespół i naraża mnie osobiście na różne konsekwencje.”

4. Po czwarte, zaproponuj “ludzkie rozstanie”:

“Tak jak powiedziałem swojej decyzji nie zmienię. Zależy mi jednak, żebyśmy rozstali się z szacunkiem. Chciałbym, abyś po odejściu miał dobre zdanie o mnie i naszej firmie. Zależy mi też, żebyś do końca swojej pracy zadbał o swoje tematy, tak jak robiłeś to do tej pory. Dlatego mam dla Ciebie następującą propozycję.

Z kodeksu pracy wynika, że nie należy Ci się w tej sytuacji odprawa, jednak w imieniu firmy proponuję Ci trzymiesięczną odprawę.”*

5. Po piąte, zadbaj o podpisanie dokumentów.

Zwolnienie pracownika wymaga też zachowania procedur formalnych (pracownik musi mieć możliwość zapoznania się z przyczynami wypowiedzenia) oraz podpisania odpowiednich dokumentów (wypowiedzenia lub porozumienia stron).

Zdarza się, że pracownik nie chce przyjąć ani porozumienia stron, ani wypowiedzenia umowy i nie chce go podpisać, dlatego potrzebny jest świadek takiej rozmowy, który potwierdzi, że pracownik zapoznał się z przyczynami wypowiedzenia i odmówił podpisania wypowiedzenia.

Ten punkt radziłbym skonsultować każdorazowo z prawnikiem, bo przepisy prawa pracy zmieniają się i warto zachować należytą staranność w tej kwestii.

Dobra praktyka

Bardzo polecam jeszcze przed przekazaniem pracownikowi decyzji, przygotowanie sobie scenariusza całej rozmowy i przećwiczenie go.

Możesz nawet znaleźć pomocnika, który odegra pracownika i jego potencjalne zachowania, a rozmowę możecie nagrać na wideo. Po dwóch, trzech próbach zobaczysz, że unikasz wielu pułapek i błędów, że opadają emocje i łatwiej jest zachować spokój w przypadku różnych, ludzkich reakcji.

Najczęstsze błędy

Jakie są z kolei najczęstsze błędy popełniane przez szefów podczas rozmowy zwalniającej?

1. Błąd nr 1 – za dużo słów ⇒ w tym wypadku lepiej mówić mniej i konkretnie, podając jasne uzasadnienia.

2. Błąd nr 2 – reagowanie na zaczepki i personalne wycieczki pracownika ⇒ bez względu na to jak dobre masz uzasadnienie, to zwalniany człowiek może czuć się skrzywdzony i reagować w nieprzyjemny sposób. Ugryź się w język, nie reaguj, to nie czas na to.

3. Błąd nr 3 – wchodzenie w polemikę i przekonywanie ⇒ pamiętaj, że to nie jest czas dyskusji, to jest moment przekazania decyzji. Nie chodzi o to, żeby pracownika przekonać. Chodzi o to, żeby decyzję przekazać.

4. Błąd nr 4 – odpowiadanie emocjami na emocje ⇒ Wiem, że łatwiej to powiedzieć niż zrobić, jednocześnie, w mojej ocenie, jedyna sensowna reakcja na emocje pracownika, to zachowanie spokoju i wykazanie się cierpliwością. Uszanuj emocje, nazwij je, daj człowiekowi prawo czuć się tak jak się czuje.

5. Błąd nr 5 – moralizowanie ⇒ to nie jest czas, żeby moralizować, oceniać i dawać dobre rady jak pracownik powinien się zachowywać i co powinien robić dalej.

Wyeliminowanie tych pięciu błędów zdecydowanie ułatwi Ci przeprowadzenie rozmowy zwalniającej i oszczędzi Ci niepotrzebnych nerwów oraz przedłużającej się dyskusji z pracownikiem.

Dodatkowo, jeśli to tylko możliwe, moim zdaniem, warto zadbać o pracownika, nawet w przypadku jego winy. Warto zastanowić się co możemy dać mu od siebie, od firmy, żeby ułatwić mu tę sytuację.

Możemy zaproponować rozstanie za porozumieniem stron zamiast wypowiedzenia, dać odprawę nawet jeśli nie wynika ona z przepisów prawa pracy, zostawić narzędzia pracy w okresie wypowiedzenia itd.

Wiem, że to może brzmieć kontrowersyjnie, ale moim zdaniem sposób rozstania świadczy i o firmie i o szefie, pozwala też spokojnie spojrzeć w oczy zwolnionemu pracownikowi, kiedy spotkamy go na ulicy. Pozwala zminimalizować ryzyko niepotrzebnego hejtu na pracodawcę.

Moim zdaniem, można rozstawać się po ludzku, jednocześnie jest to coś, co należy rozważyć każdorazowo w konkretnej sytuacji, bo tu także mogą być pułapki. Po ludzku nie znaczy głupio.

Poinformuj zespół

Ostatnim etapem zwalniania pracownika jest przekazanie informacji do zespołu. To ważne, żeby członkowie zespołu wiedzieli na poziomie ogólnym z czego wynikała decyzja. Chodzi o to, żeby ludzie usłyszeli, że decyzja była przemyślana i że były konkretne jej powody.

Kiedy o to zadbamy, to wysyłamy do zespołu wyraźny sygnał, że jesteśmy w stanie bronić ważnych dla nas aspektów współpracy, nawet za cenę rozstania się z pracownikiem. Jeśli tego nie zrobimy, to otwiera się pole do domysłów, dopowiedzeń i plotek.

Pamiętaj!

Nie bądź jak prezes better.com, który zwolnił 900 pracowników podczas spotkania on-line na zoomie.

“Jeżeli bierzecie udział w tym spotkaniu, oznacza to, że jesteście częścią pechowej grupy, która zostanie zwolniona. Wasze zatrudnienie tutaj zostaje przerwane w trybie natychmiastowym” – ogłosił.

Trudno mi to nawet skomentować.

Pomimo tego, że ta rozmowa nie należy do przyjemnych, zachęcam Cię:

Zawsze rób to osobiście.

Moim zdaniem, to warunek konieczny, żeby okazać pracownikowi minimum szacunku.

Mam nadzieję, że podpowiedzi zawarte w tym materiale pozwolą Ci podjąć dobrą decyzję i uniknąć wyrzutów sumienia.

Daj znać, co sądzisz o takim podejściu do zwalniania pracowników, a jeśli masz przypadek, na który potrzebujesz podpowiedzi, to napisz w komentarzu pod filmem lub napisz do mnie, a ja przygotuję na ten temat materiał.

Nie zapomnij też zasubskrybować naszego kanału i dać łapki w górę!

Dzięki!

Cześć!