Jak pomagać ludziom przechodzić zmianę w firmie i życiu prywatnym?

Od kilkunastu dni toczy się wojna w Ukrainie. Giną ludzie, media dostarczają koszmarnych obrazów tego, co robią rosyjscy żołnierze, a przez naszą granicę przeszło już ponad milion trzysta tysięcy ukraińskich uchodźców. Tysiące Ukraińców traci życie, a pozostali doświadczają utraty bezpieczeństwa, stabilizacji, miejsca na ziemii.

Trudno w takiej sytuacji skupić się na pracy zawodowej, trudno pracować i nie myśleć o konsekwencjach tego, co się wokól nas dzieje, konsekwencjach dla Ukraińców, dla nas i szerzej – dla całego Świata.

Jednocześnie warto w tej sytuacji rozumieć czym jest zmiana, jak przebiega proces doświadczania zmiany i co się z nami dzieje na poziomie psychologicznym na różnych etapach radzenia sobie z tym co nowe, nieznane czy niebezpieczne.

Zmiana to proces, który ma swoją logikę i dynamikę. Polacy pomagają Ukraińcom jak mogą, a jednocześnie zdarza im się popełniać błędy i oferować pomoc nieadekwatną do momentu, w którym znajdują się uchodźcy. Podobnie jest w firmach, kiedy wdrażając zmiany organizacyjne, zapominamy o tym co ważne dla ludzi doświadczających zmiany, ale też dla jej skuteczności i efektywności.

W tym tekście znajdziesz opis tego, jak ludzie doświadczają zmian. Zarówno tych życiowych, fundamentalnych, jak i drobniejszych – zawodowych. Mechanizmy psychologiczne i logika są podobne, choć oczywiście doświadczenie wojny, śmierci, utraty bliskich jest nieporównywalne z reorganizacją w firmie i wydaje się w tej chwili niestosowne. Czytając ten tekst, spójrz na zmianę z tej perspektywy, która w tej chwili wydaje Ci się najbardziej odpowiednia. Ufam, że ta wiedza może być dla Ciebie pomocna w kontekście tego, co aktualnie przeżywasz.

Czym jest zmiana?

Tak jak napisałem powyżej, zmiana to proces. Proces przejścia z A do B, gdzie B może oznaczać życie bez bliskiej osoby, życie w zupełnie nowym miejscu, pracę w nowej firmie, nowego szefa, nowy zakres obowiązków itd. Wczoraj nasz świat był stabilny, przewidywalny i poukładany, a dziś wydarzyło się coś, co zachwiało naszym życiem. Potrzebujemy dotrzeć do nowego stanu stabilności, nauczyć się żyć po nowemu w nowych warunkach.

W literaturze psychologicznej możemy znaleźć różne modele przechodzenia ludzi przez zmianę. Najczęściej składają się z 5-7 faz/etapów rozłożonych w czasie, dla których charakterystyczne są zmiany stanu emocjonalnego, naszej aktywności oraz poczucia kontroli, kompetencji i pewności siebie. Niezależnie jednak od faz, zmianie zawsze towarzyszą emocje.

Poniżej przedstawiam opis procesu zmiany składający się z 7 faz, które moim zdaniem w pełni oddają to, czego możesz doświadczać mierząc się z życiowymi lub firmowymi wyzwaniami. Świadomość tego, że zmianie mogą towarzyszyć pewne etapy, może być w pewnym stopniu „obarczająca” i pokazać Ci, czego w najbliższej przyszłości prawdopodobnie doświadczysz.

Faza 1 – szok, dezorientacja, zaskoczenie

W realiach firmy najczęściej zanim dojdzie do zmiany, pojawiają się pogłoski, plotki lub przeczucia o nadchodzących wydarzeniach. W Ukrainie ludzie od kilku już lat żyli w cieniu aneksji Krymu i rosyjskiego zagrożenia. Od kilku miesięcy zagrożenie inwazją stopniowo narastało, ale wszyscy do końca wierzyliśmy, że nic się nie stanie. Gdyby było inaczej, to już dawno gotowe byłyby plany pomocy i przygotowane miejsca dla uchodźców. Pierwszą reakcją jest odczuwany niepokój, obawa o to, co będzie w przyszłości. Czy to się stanie, czy to tylko gra pozorów. Kiedy jednak zmiana się już wydarzy, pojawia się szok, niedowierzanie, zaskoczenie i dezorientacja. jakby wszystkie wcześniejsze informacje i sygnały nie docierały do naszego mózgu. Pojawia się strach i utrata poczucia kontroli związana z brakiem informacji i wpływem zmiany na jednostkę, czasem utrata poczucia własnej wartości związana z faktem, że coś dzieje się poza moją wiedzą, wpływem i kontrolą. Część z nas odczuwa bezsilność. Często obserwujemy spadek aktywności, który może być związany z obniżeniem oceny własnych kompetencji, które wydają się niewystarczające w nowej sytuacji.

Czego potrzebuje odbiorca zmiany? Jak możemy mu pomóc na tym etapie?

Człowiek potrzebuje jak najszybciej wiarygodnych i pełnych informacji o tym, co się dzieje. Jeżeli zmiana dotyczy firmy, to osoby ją „serwujące” powinny uznać, że sytuacja wpływa na pracowników osobiście. Bagatelizowanie i zachowania zarządzających jakby nic się nie stało, mogą zostać zinterpretowane w taki sposób, że osoby dotknięte zmianą nie są traktowane poważnie. Potrzebny jest też czas na oswojenie się z nową sytuacją. To dlatego tak ważna jest postawa prezydenta Wołodymyra Zełenskiego, który od początku informował o tym, co się dzieje, jakie są plany i co robi agresor.

Na tym etapie, wspierając ludzi doświadczających zmiany, ważne jest:

  • udzielanie możliwie szybkich, pełnych i rzetelnych informacji na temat sytuacji i jej wpływu na jednostkę;
  • wskazywanie sensu i korzyści wynikających ze zmiany, z tego co się dzieje. Wiem, że trudno jest znaleźć sens w doświadczaniu wojny i śmierci, a jednocześnie jeśli go znajdziemy, to jest to siła, która pozwala przetrwać największe potworności. Pisał o tym między innymi Viktor Frankl w książce „Człowiek w poszukiwaniu sensu”. Wiedział co pisze, bo doświadczył potworności obozów koncentracyjnych;
  • okazanie cierpliwości i wyrozumiałości w stosunku do zachowań odbiorcy zmiany;
  • wskazywanie na nieuchronność zmiany;
  • wskazanie konsekwencji braku dostosowania się do zmiany (co może nas spotkać, jeśli nie podejmiemy trudu dopasowania się do nowej rzeczywistości);

Faza 2 – odrzucenie, odmowa, złość

Po pierwszym szoku i spadku energii pojawia się opór. Przed zmianą, przed tym, co się dzieje. Pojawia się złość i gniew. Ludzie próbują kwestionować rzeczywistość i walczyć o utrzymanie status quo. Osoby dotknięte zmianą starają się odzyskać utracone poczucie kontroli poprzez powtarzanie schematów działań, które znają z przeszłości, a które w nowej sytuacji mogą być nieskuteczne. Pojawiają się próby udowodnienia, że “nowe” jest gorsze, bez sensu i się nie uda. Może wystąpić agresja i gniew wobec osób, które są sprawcami zmiany lub które są czynione odpowiedzialnymi za zmianę. W firmie pojawi się kontestacja nowych rozwiązań. Na wojnie akurat ta złość może być spożytkowana w sposób konstruktywny, tak aby postawić fizyczny opór wobec najeźdźcy.

Czego potrzebuje odbiorca zmiany?

Nadal istotne jest pokazywanie sensu i znaczenia tego, co się dzieje, Jednocześnie warto pamiętać, że jest to moment, w którym ludzie są zamknięci na racjonalne argumenty. Warto okazywać wyrozumiałość wobec zachowań i nie brać do siebie różnych (czasem agresywnych) komentarzy i zachowań. Może pojawić się obarczanie odpowiedzialnością wszystkich dookoła za to co się dzieje. Ważna jest rozmowa, danie prawa do złości i przeżywania sytuacji po swojemu.

Jednocześnie warto dbać o granicę. Jeżeli złość przeradza się w agresję (wobec nas, a nie najeźdźców) należy stanowczo reagować. W firmie warto dać ludziom przestrzeń do wyrażenia swojego niezadowolenia z jednoczesnym stawianiem granic w przypadku zachowań agresywnych. Emocje potrzebują czasu, przestrzeni i swobodnego ujścia.

Wspierając ludzi na tym etapie:

  • okazuj wyrozumiałość i akceptację dla okazywanych emocji;
  • stawiaj granicę, jeżeli złość przeradza się w agresję:
  • okazuj cierpliwość;
  • pokazuj znaczenie zmiany;
  • zadbaj o czas i przestrzeń na przeżycie tej fazy;
  • w przypadku wojny wspieraj ludzi fizycznie – udzielaj pomocy;

Faza 3 – racjonalne zrozumienie

W tej fazie osoby doświadczające zmiany zaczynają sobie zdawać sprawę, że rzeczywistości nie zmienią, że zmiana jest nieuchronna lub już się po prostu wydarzyła. Nadal nie chcą zaakceptować konsekwencji zmiany i porzucić starych wzorców zachowań, choć zaczynają dostrzegać racjonalne uzasadnienie dla konieczności dostosowania się do zmiany. Dominuje niepewność, niepokój o przyszłość i bycie głową w “lepszej” przeszłości. Emocjonalnie nie rozstali się z przeszłością. Ludzie stają się otwarci na racjonalne argumenty, choć nadal są głusi na konsekwencje, które wynikają ze zmiany i dotyczą ich osobiście. Na tym etapie ludzie uznają zmianę, ale nie są jeszcze gotowi, żeby się do niej dostosować.

Jeśli chodzi o aktualną rzeczywistość, uchodźcy zapewne zaczynają rozumieć, że są w Polsce i potrzebują się tu zorganizować, bo powrót dla wielu z nich będzie przez bardzo długi czas niemożliwy. Wielu z nich zaczyna rozumieć, że będzie potrzebny nowy dom, praca, jednocześnie nie są jeszcze na to gotowi. Oferowanie uchodźcy dwa dni po przyjeździe do Polski pracy jest prawdopodobnie bez sensu. On jeszcze nie pogodził się z tym, że będzie tu mieszkał, żył, pracował.

Czego potrzebują ludzie na tym etapie?

Warto na tym etapie informować o bieżącej sytuacji oraz dostarczać argumentów na rzecz konieczności dostosowania się do zmiany. Sensowne wydaje się pokazywanie obszarów wpływu i kontroli, które budują poczucie wartości i kompetencji u osoby doświadczającej zmiany.

  • przekazuj na bieżąco informacje o sytuacji;
  • dostarczaj argumentów na rzecz zmiany;
  • zachęcaj do aktywności;
  • pokazuj konsekwencje braku zaangażowania i dostosowania się do rzeczywistości;

Faza 4 – emocjonalna akceptacja

Na kolejnym etapie wiara odbiorców zmiany w ich kompetencje i poczucie kontroli jest na najniższym poziomie. Ludzie odczuwają zmęczenie związane ze stawianym oporem, a impuls z głowy (racjonalne rozumienie) przenosi się do serca (emocjonalna akceptacja). Ludzie dostrzegają, że opór nic nie daje, że zmiana ich dotknęła, wpływa na nich i nie ma możliwości powrotu do przeszłości. Ludzie odczuwają smutek po stracie (nawet jeśli jest to strata symboliczna), a w przypadku śmierci czy utraty domu, smutek może być niewyobrażalnie głęboki i dojmujący. Wielu ludzi próbuje unikać tej fazy, ponieważ uczucie smutku jest dla nich bardzo trudne. Jednocześnie jest to bardzo ważny etap, który pozwala pożegnać stare (przeszłość) i przekierować uwagę na nowe (przyszłość). Smutek zachęca do bycia wewnątrz, odcinania się od kontaktów z ludźmi. Spada ochota i energia do działania. Jest to najważniejszy moment przeżycia żałoby po stracie.

Jak warto wspierać ludzi na tym etapie?

Po pierwsze warto uszanować smutek i przeżywaną stratę. Szczególnie kiedy dotyczy utraty osoby bliskiej, ale także nawet jeśli jest symboliczna i dotyczy czegoś mniej spektakularnego, np. utraty dotychczasowego stanowiska w firmie. Potrzebny jest czas i przestrzeń na emocjonalne pożegnanie się ze starym. Warto pokazywać wizję przyszłości i wpływać w ten sposób na motywację do uczenia się nowych zachowań.

  • zadbaj o czas, przestrzeń i możliwość przeżycia smutku po stracie. Ciepła herbata, koc i spokój, to czasem najlepsze, co możemy w tym momencie zaoferować;
  • w wyważony sposób wymagaj niezbędnych działań i zachowań, jednocześnie powstrzymuj się od zachęt, które mogą być interpretowane jako brak zrozumienia dla przeżywanego smutku;
  • oferuj pomoc i wsparcie, ale zostawiaj prawo decyzji o jej przyjęciu bądź odrzuceniu;

Faza 5 – uczenie się i eksperymentowanie

Na tym etapie, pogodzeni z rzeczywistością, stopniowo ludzie zaczynają dostosowywać się do nowych oczekiwań. Zaczynają się próby nowych zachowań i nauki niezbędnych umiejętności. Wzrasta poziom aktywności i wiary w siebie. Jednocześnie elementem wpisanym w naukę są błędy i porażki, które podkopują przekonanie o możliwości odnalezienia się w nowej sytuacji. Ludzie odczuwają na zmianę wzloty i upadki, euforię i zniechęcenie.

Jak wspierać?

Na tym etapie niezwykle ważne jest wsparcie w podejmowanych wysiłkach, zachęta i motywowanie do działania. Docenianie sukcesów i wsparcie w momentach zwątpienia. Niezwykle cennym narzędziem jest udzielana na bieżąco informacja zwrotna. Ludzie potrzebują informacji co robią dobrze, a co wymaga korekty i w jaki sposób.

  • wspieraj w momentach zwątpienia, porażki lub błędu;
  • doceniaj sukcesy i zaangażowanie w naukę;
  • wspieraj wiedzą i doświadczeniem;
  • udzielaj na bieżąco informacji zwrotnych;
  • motywuj do wysiłku;

Faza 6 – Nowe umiejętności

W szóstej fazie rośnie nasze poczucie własnej wartości i poziom kompetencji. Nauczyliśmy się nowych schematów postępowania, dostosowaliśmy się do nowych okoliczności i odczuwamy dumę i radość wynikającą z przezwyciężenia trudności.

Dysponujemy nową strategią na nową sytuację. Czujemy się komfortowo w nowej sytuacji.

Im trudniejszy i bardziej złożony był proces, tym nasze kompetencje zostały bardziej rozbudowane, tym większą satysfakcję odczuwamy.

Co warto robić towarzysząc osobie będącej w tej fazie?

Na tym etapie warto zwracać uwagę na dokonania i osiągnięcia. Warto doceniać i wskazywać nowe umiejętności i strategie działania.

  • doceniaj osiągnięcia i nowe kompetencje;
  • doceniaj włożony wysiłek w naukę działania po nowemu;

Faza 7 – integracja

Na tym etapie ludzie są już w nowej rzeczywistości w nowych schematach działania. To co się wydarzyło, jest elementem ich osobistej historii, doświadczenia. Następuje integracja procesu, pojawia się zrozumienie. Nowe umiejętności zostają włączone w codzienną aktywność. Nasze nowe postępowanie staje się jak najbardziej “zwykłym” postępowaniem.

Czy można coś tu jeszcze zrobić dla osoby doświadczającej zmiany?

Wydawałoby się, że na tym etapie nie ma już nic do zrobienia wobec osób, które doświadczają zmiany. Warto jednak, żeby zachęcać ludzi do refleksji nad przebytą drogą, warto celebrować osiągnięcie tego punktu. Pozwoli to w długim okresie wykształcić zdolność do bardziej płynnego wchodzenia w proces zmiany, do zmniejszenia potencjalnego oporu przed kolejną nieuniknioną zmianą.

  • zachęcaj do refleksji i wyciągnięcia wniosków z przebytej drogi;

Podsumowując.

Każda zmiana ma swoją własną energię i dynamikę, zależną od wielu czynników – charakteru i rodzaju zmiany, osobowości odbiorcy zmiany (osoby dotkniętej zmianą), zachowań osób nas otaczających oraz liderów, przywódców, szefów.

Zmiana zawsze dotyczy i dotyka człowieka.

Zmiana wymaga czasu. Zwróć uwagę, że wielu uchodźców nie dotarło jeszcze do trzeciej fazy. Być może jeszcze długo do niej nie dotrą i warto o tym pamiętać wspierając ich w tym, co się dzieje.

Rozumienie procesu zmiany ułatwia i przyspiesza dostosowanie się do nowej sytuacji. Ułatwia pomoc i wspieranie osób doświadczonych poważną zmianą.

Naturalną ludzką reakcją na doświadczenie zmiany jest opór i obrona przed zmianą. Pojawiające się emocje są czymś nieuniknionym. Emocje sygnalizują, że to co się dzieje, dotyka czegoś ważnego.

Opór przed zmianą wywodzi się z naszych psychologicznych wzorców zachowań, które rozwijały się przez miliony lat w trakcie ewolucji.

Duże znaczenie dla przebiegu procesu zmiany ma jasny cel i atrakcyjna wizja przyszłości oraz sens, który uzasadnia zmianę. W sytuacji doświadczania wojny i śmierci wydaje się to absurdalne, a jednocześnie wizja zwycięstwa i obrony wartości zmienia ludzkie nastawienie do tego, co się dzieje i daje energię do walki. W firmie zdecydowanie łatwiej jest znosić błędy, porażki i utrzymywać wewnętrzną motywację do wdrażania zmiany, kiedy widzimy jasny i atrakcyjny dla nas osobiście cel.

Zmiana wywołuje zmianę poczucia umiejscowienia kontroli i zaburza ocenę własnych kompetencji. Bardzo często w sytuacji zmiany doświadczamy czegoś, co jest całkowicie poza naszą kontrolą, a utrata poczucia kontroli wpływa na nasz stan psychofizyczny. Poczucie kontroli rzeczywistości (nawet pozorne) daje nam pewność siebie i motywację do działania.

Warto pamietać, że zmiana wiąże się z nauką nowych kompetencji, a co za tym idzie z czasowym spadkiem wydajności i jakości. Czy tego chcemy, czy nie, zmiana jest czymś co towarzyszy nam przez całe życie. Jedyna pewna rzecz to zmiana.

Wpis został stworzony we współpracy z dr Mateuszkiem Haukiem.

Masz pytania? Napisz do mnie: rafal@ignasiak.pl

Dobrego!

Rafał

Podobał Ci się ten materiał? Powiedz mi co sądzisz :)

Dzięki twojej informacji zwrotnej mogę tworzyć więcej treści, które będą Cię interesować. Kliknij, aby zagłosować:

Rafał Ignasiak - Umów konsultację

Nie zwlekaj ze zmianami

Skontaktuj się już dzisiaj i zacznij realizować swoje cele!

Umów konsultację