Najczęstsze błędy i pułapki egzekwowania

Moim zdaniem jest 7 istotnych błędów i pułapek w procesie egzekwowania, których warto unikać.

1. Nieprecyzyjnie określone lub narzucone zadanie, bez udziału pracownika.

Niejasny, ogólny, niedookreślony w czasie cel, mało precyzyjne oczekiwania, brak informacji o sposobie kontroli postępów pracy i sposobie jej rozliczania, to główne błędy, które pojawiają już na wstępie procesu egzekwowania.

Ich konsekwencją jest brak możliwości udzielenia precyzyjnej informacji zwrotnej i odwoływania się do ustaleń.

Jeżeli dołożymy do tego narzucenie pracownikowi zadania, bez uwzględnienia jego zdania i perspektywy albo chociaż wysłuchania, to mamy typową minę, która wybucha jak tylko coś z zadaniem idzie nie tak.

Co robić żeby jej unikać? Zanim pójdziesz z zadaniem do pracownika, sprawdź czy ma ono precyzyjnie określony cel, jest mierzalne i określone w czasie.

Możesz zadać sobie pytanie:

Gdyby ktoś przyszedł rozliczyć mnie z tego zadania, to po czym poznałbym, że je zrealizowałem i skąd wiedziałbym, że już powinno być zrealizowane?

2. Brak konsekwentnego reagowania na łamanie zasad.

Nie wielkość kary i siła konsekwencji decydują o zmianie, ale nieuchronność reakcji przełożonego.

Jeżeli zdarza Ci się przymykać oko albo wręcz mieć oczy szeroko zamknięte, to ryzykujesz eskalacją problemu i przenoszeniem się niechcianego zachowania na kolejnych pracowników.

Co robić, żeby jej unikać? Po prostu reaguj na bieżąco, zgodnie z zasadą „małej łyżeczki”. Lepiej człowiekowi dawać częściej drobne informacje, niż raz wylać na niego kubeł pomyj.

3. Niezmienność sposobu reakcji w sytuacji powtarzania się nieakceptowanego zachowania.

Robienie ciągle tego samego i oczekiwanie innych efektów jest zwykłą głupotą. Potrzebujesz z każdą kolejną sytuacją nasilać i zmieniać swoją interwencję, żeby zwiększyć szansę na poprawę.

W tym przypadku dobrze jest mieć przygotowaną sekwencję reakcji i interwencji, które będziesz wdrażać, jeżeli zachowanie pracownika będzie się powtarzać, np. za pierwszym razem powiem co zaobserwowałem i poproszę o zmianę, za drugim powiem to samo, ale zmienię ton i postawię oczekiwanie, za trzecim razem przeprowadzę dłuższą indywidualną rozmowę itd.

4. Domaganie się rozwiązań bez zrozumienia przyczyn.

Błędy, pomyłki i potknięcia nie są czymś nadzwyczajnym i zdarzają się każdemu człowiekowi. Żadna firma nie jest od nich wolna.

Istotne jest zrozumienie przyczyn, poznanie źródeł błędów czy trudności jakich doświadcza pracownik, bo dopiero wtedy będziemy w stanie odpowiednio zareagować i uniknąć ich w przyszłości.

5. Brak świadomości, że ulegamy różnego rodzaju błędom poznawczym. 

Jednym z bardziej popularnych jest podstawowy błąd atrybucji, który skłania nas do tego, że w sytuacji problemowej chętniej przypisujemy winę pracownikowi niż okolicznościom zewnętrznym.

Żeby uniknąć tej pułapki, to w sytuacji błędu, pomyłki pracownika, zawsze porozmawiaj z nim o przyczynach problemu. Czasem wystarczy proste co się stało, jednocześnie im poważniejszy temat, tym więcej czasu będziesz potrzebować na dotarcie do rzeczywistych źródeł problemu. Zanim przejdziesz do stawiania oczekiwań zostań detektywem, który chce się upewnić, czy aby na pewno wie z czego wyniknęła dana sytuacja czy problem.

6. Błąd związany jest z nadmierną reakcją lub niechęcią do reagowania w ogóle (np. w trosce o relacje z pracownikiem).

Niektórzy szefowie bywają sparaliżowani, gdy przychodzi moment wyciągnięcia sankcji, odwlekają sytuację dając kolejną szansę. Licząc na cud, przymykają oczy. Aż pewnego dnia czarka się przelewa, szef wybucha i kara jest nieadekwatna do sytuacji.

Nie czekaj, nie kumuluj w sobie niezadowolenia i frustracji. Zdecydowanie lepiej korzystać z zasady małej łyżeczki i reagować na bieżąco, żeby nie dochodziło do wybuchu.

7. Niewystarczająca wiedza i umiejętności interpersonalne.

Egzekwowanie, którego celem jest budowanie samodzielności i odpowiedzialności pracowników wymaga pomysłu, strategii, zaplanowanych kroków oraz wysokich umiejętności interpersonalnych, które pozwalają szefom prowadzić rozmowy, panować nad emocjami, docierać do motywacji i potrzeb pracowników, budować porozumienie i wspólne wnioski, negocjować i stawać granice. Pozwalają oddzielać płaszczyznę relacyjną od zadaniowej.

Tutaj jest tylko jedna droga do uniknięcia tej pułapki. Szef to zawód i jak każdy zawód wymaga poznawania nowych narzędzi i rozwijania kompetencji w ich stosowaniu. Im więcej dowiesz się o tym co wpływa na relacje z drugą osobą, jakie są ważne psychologiczne mechanizmy działające w tle, jak rozmawiać z ludźmi, tym lepszym szefem będziesz. Lepszym w znaczeniu bardziej skutecznym, ale też lepiej postrzeganym przez pracowników.

Każda z tych pułapek czy błędów pojedynczo potrafi utrudnić zarządzanie zespołem. Zdarza się jednak, że występuje ich kilka jednocześnie i wtedy kłopoty są całkiem duże.

A jakie błędy we współpracy z ludźmi zdarzają się Tobie?

Napisz o tym w odpowiedzi na tego maila, a być może będę miał odpowiedź i nagram do tego odcinek.

Dobrego!

Rafał